SESIÓN 11 ACTIVIDAD 4

RESEÑA DE MICROSOFT EXCEL 2007
ANTOLOGÍA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO A TRAVÉS DE LAS TICS

                

Al revisar la lectura de Microsoft Excel 2007, es posible encontrar elementos sorprendentes referente a este programa de Microsoft, reconociéndolo como una hoja de cálculo que permite o posibilita realizar operaciones en la hoja a través de celdas y columnas.

                Para poder ingresar a este programa se puede realizar de la misma manera que el resto de los programas, accediendo desde el botón o menú de inicio, o bien desde un acceso directo dando doble click sobre el icono de Excel. Al igual que la mayoría de los programas de Microsoft los comandos o iconos de la barra de opciones son muy similares por lo que el acceso a ellos resulta sencillo.

                Las funciones de Excel facilitan el cálculo de operaciones sencillas y complejas, ya que se pueden introducir todos los elementos para realizar cálculos, presupuestos, sumatorias, promedios, etc. Y excel a través de sus funciones realiza en automático la operación generando el resultado de manera eficaz y veloz, Excel es un programa que disminuye en gran medida el error humano, por lo que facilita mucho el trabajo y lo vuelve más eficaz.

                El movimiento dentro de las hojas de cálculo es muy fácil con las teclas de dirección  y de función se puede hacer muy rápidamente los movimientos al interior de las hojas de cálculo, avanzando desde una sola celda o bien las que se deseen. Estos movimientos al interior también son factibles en las distintas hojas, puesto que el libro o archivo cuenta con tres de ellas.

                En la parte inferior de la hoja que se esta trabajando se puede visualizar las dos hojas restantes y uno se puede mover a decisión propia con un solo click.

                Para poder introducir datos, es necesario ir a la celda en donde se quiera colocar el dato y una vez que se decida que ese dato será el que se quedará se aplica dando enter o empleando las flechas de dirección para cambiar de celda; el tipo de datos que se puede introducir va desde letras, símbolos, números o fórmulas elaboradas o preestablecidas. Los errores más comunes los detecta el mismo programa avisándole al usuario el tipo de error:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

 #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

                Las características para abrir un nuevo libro o  documento, guardar, guardar como, cerrar, vista, insertar, formato, plantillas, uso de contraseñas para proteger documento, etc son muy similares a las funciones de Word o de power point, por lo que no será necesario ahondar en estos detalles.

                Insertar fórmulas y funciones:

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

Siguen las siguientes reglas:

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

 - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

 Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Si se desea introducir una función o fórmula el usuario se debe de situar en la celda donde quiera realizar la operación. Y si se desea que el asistente de excel inserte alguna función predeterminada se puede acudir a la barra de opciones para insertar o buscar función y se elige esta de la lista de opciones.

MÁS ADELANTE SE REVISARÁN A DETALLE LOS TIPOS DE FORMULAS Y DE APLICABILIDAD DE EXCEL

SESIÓN 10: ACTIVIDAD 4 RESEÑA LA BIBLIA DE POWER POINT (3)

TEMAS:

• Trabajar con organigramas
• Dibujar formas
• Insertar sonidos y películas
• Animaciones y transiciones

Como se ha visto en entradas anteriores el manejo de power point en cuanto a gráficos es muy parecido al de Word, ya que las opciones en la barra de herramientas u opciones son muy similares a las del programa citado. Para acceder a la opción de organigramas hay que acceder a la barra de opciones en insertar la opción de Smart Art aquí se despliegan diversas opciones o tipos de gráfico sobre los cuales se puede seleccionar el de preferencia.

Una vez seleccionando el tipo de gráfico a insertar se pueden modificar también sus características de diseño, los niveles jerárquicos o el número de formas seleccionando el nivel donde se prefiera que aprezcan, así mismo se puede agregar texto al interior de cada forma.

El tema de dibujar formas ya lo habíamos revisado en entradas anteriores por lo que sólo haré mención sobre como se realiza la acción en power point, se elige la opción insertar formas de la barra de opciones, lo interesante o novedoso en este apartado es que con los botones de acción del menú de formas, se posibilita que pulsándolo se envié a otro sitio de las diapositivas o bien se ejecute un programa. Las formas también pueden ser manipuladas, rotadas, cambiadas de tamaño o bien modificar su dimensión, color, brillo, sombras, etc.

La parte muy divertida de power point reside en la inserción de películas o sonidos, se elige la opción insertar sonido de la barra de opciones y se elige el tipo de sonido que se insertará ya sea desde algún archivo, multimedia o incluso una pista desde un CD, se puede elegir también las opciones de reproducción de sonido, duración y la forma en cómo se activará si manual o automático. El mismo procedimiento se realiza en el caso de de ser insertar un video o película, accediendo y modificando las preferencias de su reproducción.

Y por último se encuentra la reproducción de las diapositivas a través de la animación y transición de las diapositivas, de igual manera se encuentra en la barra de opciones y se elige la opción de animación y transición; en esta opción se pueden seleccionar, sonidos, velocidad, tipo de aparición y efectos de la diapositiva.

Todas las herramientas vistas hasta el momento referente a power point hacen muy dinámica y ágil las presentaciones de power point, puesto que se pueden hacer uso de múltiples elementos que logran captar la atención de forma visual del espectador de las presentaciones.

SESIÓN 9: ACTIVIDAD 4 RESEÑA OPCIONES DE POWER POINT

REGLAS, GUÍAS, MANEJAR OBJETOS, TRABAJAR CON TEXTOS, TABLAS Y GRÁFICOS:

El uso de reglas y guías en power point sirven para poder visualizar mejor la diapositiva que estamos trabajando y de igual forma para orientar la posición de los objetos o gráficos que se estén trabajando en relación con el texto, con otros objetos o con el espacio de la diapositiva. Tanto el uso de líneas, reglas y cuadricula no aparecen en la presentación con  diapositivas, sólo posibilitan una mejor visión en el momento en el que se está trabajando o colocando información en la diapositiva.

Referente al manejo de objetos en power point al insertar o colocar un objeto dentro de la diapositiva es posible hacer movimientos con él a lo largo y ancho de todas las diapositivas, esta acción se logra con sólo seleccionar el objeto que deseamos manejar y con el copiar, pegar o bien duplicar dando click derecho sobre de el, también los objetos aceptan cambios de tamaño, color, distancia entre si, etc.

El trabajo con texto en este programa es muy similar al funcionamiento de word, así que de este modo quien conozca y maneje las mínimas funciones de word, no tendrá problema en familiarizarse con este otro programa de office, entre todas las acciones que podemos realizar con el manejo del texto esta dar formato con tipo y tamaño de fuente, interlineado, uso de viñetas, símbolos especiales, etc.

Como lo mencionaba antes, el uso del texto en power point es un simil al uso que se hace en word lo mismo que las tablas, se realiza exactamente la misma función entrando por la barra de opciones en la opción de insertar, se elige la alternativa de insertar tabla, una vez insertándola se abrirán las características e tablas en donde podemos seleccionar el formato,. Los colores, el tipo y grosor de líneas y bordes, etc.

Y para finalizar esta reseña de power point el uso de gráficos posibilita también se mejore la visualización de nuestra presentación haciendo uso de objetos que representan gráficamente estadísticas o cifras que necesitemos mostrar en nuestra presentación, se puede insertar el gráfico directamente desde otro archivo o bien insertarlo directamente desde power point en la opción insertar gráfico en la barra de opciones, acción que abrirá en automático de forma simultánea el programa de Microsoft Excel para que se trabaje de forma paralela el diseño del gráfico con la presentación de power point.

SESIÓN 8: RESEÑA LA BIBLIA DE POWER POINT

BIENVENIDOS AL FANTASTICO MUNDO DE PRESENTACIONES DE POWER POINT

La lectura revisada referencia las características físicas y de ejecución del programa de office de power point, herramienta muy conocida para el diseño de diapositivas o presentaciones de temáticas diversas.

Power point es una herramienta muy útil para el manejo de información mediante o con el uso de diapositivas, en las que se puede ir ingresando la información vinculando o utilizando la información que tenemos de otros programas como Word, Excel, explorador de internet. O bien de forma directa a través de las herramientas con las que cuenta este programa.

Para la utilización de este programa es necesario de tener contacto con el mismo y aparte de ir explorando sus funciones, poder reconocer sus iconos que es el de inserta una nueva diapositiva, observar o elegir cuál será el diseño de la misma, si contará con gráficos y texto o sólo texto, o si va a ser una diapositiva en blanco, en fin hay múltiples variedades que se pueden elegir acerca del diseño.

La mayoría de las opciones de herramientas con las que cuenta power point son muy similares a las del procesador de textos que revisábamos anteriormente, todas las relacionadas al formato, tipo, tamaño de letra, estilo, interlineado, etc, así como las opciones de guardar, abrir, archivo, etc.

Lo mismo que lo revisado acerca de las plantillas, también en power point existen plantillas prediseñadas que nos pueden ayudar a establecer diseños y estilos predeterminados y sólo preocuparnos por el contenido que manejaremos en nuestra presentación.

En esta herramienta de office podemos encontrar características muy dinámicas y que faciliten el acceso a contenidos diversos, aquí podemos hacer inserción tanto de imágenes como de gráficos distintos, audio o bien establecer hipervínculos hacia otros archivos del mismo equipo o bien de internet.

Power point también cuenta con otras herramientas como lo es el uso de cuadriculas y guías que permiten tener una mejor visualización de la diapositiva y Así mismo poder distribuir mejor la información.

Finalmente, al revisar las características de este programa encontraremos elementos muy similares a los de word, por ejemplo las tablas, figuras prediseñadas, gráficos, etc; así que el  acceder a power point reflejará quizá una experiencia similar a la ya conocida de word, sin embargo, encontrarás más cosas divertidas y ágiles en este programa.